Når en virksomhed ønsker at opsige en medarbejder, er det vigtigt at overholde gældende regler. Der er både formelle regler, som skal sikre, at medarbejderen fx får det korrekte opsigelsesvarsel, samt særlige regler, der skal sikre, at opsigelsen er saglig, så virksomheden undgår et efterfølgende krav om godtgørelse.
Skriftlig eller mundtlig opsigelse?
Der er ingen lovmæssige formkrav til en opsigelse, hvilket betyder, at en opsigelse i teorien både kan være mundtlig og skriftlig. Hjorthlaw anbefaler dog altid, at der gives en skriftlig opsigelse, da kun skriftlige opsigelser kan dokumenteres.
En ansat funktionær har efter anmodning til virksomheden ret til en skriftlig begrundelse for opsigelsen. For medarbejdere, der er dækket af en overenskomst på DA/FH-området, kan samme krav gælde, forudsat at medarbejderen har arbejdet i virksomheden i mindst 9 måneder.
Opsigelsesvarsler
Længden af medarbejderens opsigelsesvarsel afhænger af medarbejderens anciennitet og om medarbejderen er funktionær eller dækket af en overenskomst. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, hvilke regler der gælder for den specifikke medarbejder.
For funktionærer er varslerne fastsat i funktionærloven:
| Varsel: | Anciennitet: |
| 14 dage: | op til 2,5 måneders ansættelse (under prøvetid) |
| 1 måned: | op til 5 måneders ansættelse |
| 3 måneder: | op til 2 år og 9 måneders ansættelse |
| 4 måneder: | op til 5 år og 8 måneders ansættelse |
| 5 måneder: | op til 8 år og 7 måneders ansættelse |
| 6 måneder: | efter 8 år og 7 måneders ansættelse |
Opsigelse i prøvetiden
Er der aftalt en prøvetid, kan du som arbejdsgiver opsige medarbejderen med 14 dages varsel i løbet af de første tre måneder. Opsigelsen skal dog ske senest efter 2,5 måneders ansættelse for at sikre, at varslingsperioden kan overholdes inden for prøvetiden.
Midlertidige ansættelser
Hvis en medarbejder er ansat i en tidsbegrænset stilling, ophører ansættelsen automatisk ved kontraktens udløb, og der er ikke behov for en opsigelse. Ønsker du imidlertid at afslutte ansættelsen før tid, kan en opsigelse være nødvendig. For midlertidige ansættelser, der varer op til én måned, kan begge parter opsige med dags varsel.
Medarbejderens opsigelsesvarsel
Hvis en funktionær selv ønsker at opsige sin stilling, er der som udgangspunkt et varsel på én måned til udgangen af en måned. Under prøvetiden kan funktionæren dog opsige med dags varsel, medmindre der er aftalt et gensidigt opsigelsesvarsel på 14 dage.
Dokumentation for opsigelsens modtagelse
For at en opsigelse skal være gyldig, skal den være modtaget af medarbejderen. Som arbejdsgiver har du bevisbyrden for, at opsigelsen er nået frem. Dette kan sikres ved at sende opsigelsen med afleveringsattest, kurér eller elektronisk via e-mail eller e-Boks, så længe elektronisk kommunikation er aftalt som en gyldig kommunikationsform.
Krav om saglig opsigelse
Opsigelsen skal være sagligt begrundet, og årsagen skal enten findes i medarbejderens forhold eller i virksomhedens forhold.
En opsigelse begrundet i virksomhedens forhold kan fx være:
- Nedskæringer
- Omstruktureringer eller lignende
Hvis I skal udvælge en eller flere medarbejdere, der skal opsiges, skal I også kunne dokumentere, at udvælgelsen bygger på saglige udvælgelseskriterier.
Saglige udvælgelseskriterier kan fx være:
- Erfaring
- Kompetencer
- Fleksibilitet
- Fremmødeprocent
Hvis I kan dokumentere behovet for at reducere antallet af medarbejdere, og at der er anvendt dokumenterbare saglige udvælgelseskriterier, vil opsigelsen som udgangspunkt være saglig.
En opsigelse begrundet i medarbejderens forhold kan fx være:
- Misligholdelse af sit arbejde
- Højt sygefravær
Opsigelser begrundet i medarbejderens forhold vil som udgangspunkt kræve en forudgående advarsel for at være saglige.
Hvis opsigelsen ikke kan begrundes sagligt, risikerer du som arbejdsgiver at skulle betale en godtgørelse til medarbejderen.
Godtgørelse ved usaglig opsigelse
Hvis medarbejderen opsiges uden en saglig grund, kan der være krav på en økonomisk godtgørelse. Godtgørelsen vil ifølge retspraksis fastsættes efter medarbejderens anciennitet og sagens omstændigheder i øvrigt.
For funktionærer kan godtgørelsen som udgangspunkt ikke overstige halvdelen af funktionærens løn i opsigelsesperioden. Er funktionæren fyldt 30 år, kan godtgørelsen dog udgøre op til 3 måneders løn. Hvis funktionæren har været uafbrudt beskæftiget som funktionær i virksomheden i 10 eller 15 år, kan godtgørelsen udgøre op til henholdsvis 4 eller 6 måneders løn. I praksis vil en godtgørelse normalt blive udmålt til et beløb på mellem 1/2 og 2/3 af den maksimale godtgørelse efter loven.
Efter Hovedaftalen mellem DA og FH kan godtgørelsen være op til 52 ugers løn, ofte beregnet som 1 uges løn for hvert års ansættelse, men minimum 4 ugers løn.
Denne artikel erstatter ikke konkret juridisk rådgivning. Hjorthlaw anbefaler derfor altid, at virksomheder søger rådgivning forud for opsigelsen af en medarbejder.
